同僚や上司、取引先とのコミュニケーションで「忙しい」という言葉を連発していませんか?特に欧米では、何かにつけてどんなに自分が忙しいかを強調する風潮が見られるそうです。「忙しい」は言い訳や自分がどんなに頑張っているかを主張するためには便利な言葉ですが、仕事の弊害となる場合も多いのではないでしょうか。今回は、仕事における「忙しい」という言葉の影響や忙しさ重視の風潮についての海外の記事をご紹介します。

「忙しい」は相手との間に距離を作る

言っている本人にとっては悪気がないことがほとんどだと思いますし、聞いている方も意識していないかもしれませんが、「忙しい」という言葉は、裏を返せば「あなたよりももっと大事な事がある」、「自分の時間はあなたの時間よりも貴重」、「あなたよりも必要とされている/成功している」という意味にもとれます。すなわち、一見「忙しさ」を嘆いているように見えて、その実は「自分が(他人より)必要とされている人間である」という自慢の表れであることも多いのです。このような発言は、相手との距離を作ることはあっても、縮めることはありません。

「忙しい=頑張っている」とは限らない

忙しいことが頑張っている証拠と評価される風潮があるせいか、必要以上に自分を忙しくさせてしまっている人もいるようです。1日の時間は限られている上、探せばやるべきことは山のようにあり、忙しい状況を作ることは簡単です。それよりも大事なことは、何に時間を費やして、何を犠牲するにするかの判断を適切に行うこと。例えば、それほど重要ではないことにやたら時間を費やし、同僚やクライアントとのコミュニケーションで手を抜くと、仕事が円滑に進まなくなる可能性もあります。時には、相手をいたわるたった一言のメールでも、職場の人間関係を改善できることがあります。

有能さのバロメーターは「忙しさ」ではなく、効率的な時間管理能力

忙しくても、やるべきタスクをこなすことができていなければ有能とは言えません。従って、真に有能な人は効率的な時間管理ができ、すべてのタスクをこなすことはできなくても、重要なタスクをきちんとこなせる人ということになります。以下に、時間管理のコツをいくつかご紹介します。

時間制限をする:それぞれのタスクに優先順位を付け、それに基づいて費やす時間を決めます。その時間内にたとえ完璧ではなくても許容範囲のレベルでタスクを終了するようにし、時間が来たら次のタスクに進みましょう。

予定を組む:たくさんのタスクに追われている人は、Outlookなどの予定表機能などを使ってタスクの期限や優先順位に従って予定を組むようにしましょう。

必要性が高くないミーティングをカットする:建設的でないミーティングに時間を費やさないようにしましょう。ミーティングして仕事をした気分になっても、何の価値も生み出していない場合も多いです。

何気ない「忙しい」という言葉の使用は、仕事のコミュニケーション上マイナスとなるだけでなく、「忙しさ」と「有能さ」を取り違えることで、貴重な時間を工夫して使うという意識を低下させてしまうことになりかねません。
「忙しい」ことを言い訳に使ったり、「忙しさ」を競い合うのではなく、「どうしたら忙しくなくなるのか」という方法を模索する必要があると思います。また、「忙しくない=サボっている」と考えがちな風潮から「忙しくない=時間管理能力が高い」というように、管理職の皆さんの思考の転換も必要と思われます。

昨今、働き方改革が叫ばれる中で、先ほど述べた効率的な時間管理能力の重要性が増しています。中でも、営業現場における生産性向上には時間管理能力が必要不可欠であり、トライツコンサルティングでも研修や営業活動の実践を通してこの課題に取り組んでいます。ご興味のある方は下記よりお気軽にお問い合わせください。

参考:

Please Stop Complaining About How Busy You Are

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