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ToDoリストとは、「やらなければいけないこと」を書き出してリスト化したものです。ToDoリストを活用することで、今着手すべきことが明確になり、手早く仕事を進めることができます。また、仕事の漏れも防ぐことができるので活用している方も多いことでしょう。
このToDoリスト、実は「できる営業」とそうでない営業では活用術に大きな差があるのです。
今回はそんなToDoリストの活用術を、トライツが多くの営業と一緒に営業現場改革に取り組む中で気がついたポイントを交えてご紹介します。ToDoリストの基本的な注意点から「できる営業」になるためのスキルアップ法までお伝えします。
ToDoリストを活用するための3つの注意点
１．作成に時間をかけすぎない
近年、ToDoリストの管理方法は「紙に手書き」だけではなくなりました。ちょっと検索すると、ToDoリスト管理に使えるデジタルツールが山のように出てきます。デジタルとアナログを併用しているという方も多いことでしょう。しかし、ここで陥りがちなのは、ToDoリスト作成に時間をかけすぎてしまうこと。
ToDoリストとは基本的に自分だけのものであり、周りの人に見せる必要はありません。プロジェクトの工程表をつくるわけではないのですから、自分がわかる程度にさっとまとめましょう。
２．忘れないように工夫をする
ToDoリストを作る最大の目的は、タスクを忘れないことにあります。仕事をしていれば、小さな「やらなければいけないこと」に埋もれている状態だと思いますが、それらを忘れないためにToDoリストは役に立ちます。
朝一番にToDoリストを確認することで、「今日はこれを一番に片付けて、午後にはこれとあれがあるな。」と1日の流れをシミュレーションすることができます。すると、「あれ、何をするんだっけ？」と考え込む必要がなくなり、時間を無駄にしなくて済むようになります。
そんな時、「ToDoリストをどこに書いたか忘れてしまった！」では意味がなくなってしまいます。ToDoリストを見失う事態をさけるために、アナログ派の方は、いつも持ち歩いている手帳で管理する、デジタル派の方はクラウド上で管理してどこからでも見られるようにするなど、自分なりの工夫をするとよいでしょう。
３．ToDoを「手助け」になるレベルまで分解して書き出す
ToDoリストの書き方は、ToDoリスト活用の最重要ポイントです。冒頭で述べた、トライツが考える「できる営業」とそうでない営業を分けるポイントはこのToDoを適度に分解して、自分の「手助け」になるレベルで書くスキルなのです。
デキル営業はどこが違うか
多くの営業のToDoリストを見る中で、「そうでない営業」のToDoリストには下記のような特徴があります。
- ToDoリストを見ながら、やることを考えなければならないほど「粗すぎる」
- 5W1Hが書かれていないので「優先順位がつけれられない」
- 各ToDo完了までの時間が書かれていないので「実現性が低い」
ある営業のToDoリストを拝見したら、下記のように書かれていました。
「Aさんへ電話をかける」
「上司と〇〇について会議」
「〇〇のサンプル資料をつくる」
「Bさんのところへ挨拶に行く－3時待ち合わせ」
「Cさんと営業電話の続き」
このような書き方ではToDoリストを見ながら、「何の話で電話を掛けるんだっけ？」「どんな順序で話をしようか？」「サンプル資料作成のどこから手を付けるんだったっけ？」などと改めて考え直す必要があり、仕事のスピードアップの手助けになりません。
また、優先順位も明確にできず、そもそもこれらが何時間で終わるのか、今日終わるのかといったことが分からず、進捗の管理に役立ちません。
反対に「できる営業」のToDoリストは
「10時までにAさんに、〇〇提案の日程調整の電話。日程とメンバーの確認する」
「午前中にDさんに頼んでいた〇〇のサンプル資料のデータを受領。午後3時までにラフ案を作成してEさんに見せる」
といった具合に、見ればすぐに仕事ができるレベルまで分解されていました。
ToDoリスト活用術のカギは「プログラミング的思考」
それでは、この「できる営業」とそうでない営業のToDoリストの違いはどこから生まれるのでしょうか。
それの問いに対して、私は「プログラミング的思考」と言うスキルの有無に原因があると考えています。
プログラミング的思考とは、文科省がこれから小学生で教えていこうとしているプログラミング教育の柱になるものですので、言葉をお聞きになったことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか。
簡単に言うと、コンピュータやプログラミングの概念にもとづいた問題解決型の思考法です。
文科省では「自分が意図する一連の活動を実現するために、どのような動きの組合せが必要であり、一つ一つの動きに対応した記号を、どのように組み合わせたらいいのか、記号の組合せをどのように改善していけば、より意図した活動に近づくのか、といったことを論理的に考えること」と定義しています。
ただ、これは何もコンピュータを動かすことに限ったことではなく、動かしたい相手が正しく動くよう、相手に合わせて物事を分解したり、組み合わせや並び順を考え、整理してわかりやすくすることなので、仕事ができる人は自然に身に付いているものであると言えます。
これをToDoリストに置き換えると、できる営業は未来の自分が確実に動けるレベルまでやるべきことを分解、具体化できているのですが、そうでない営業はそこが不十分なので、未来になってから「あれ？何だっけ？」となっているわけです。
今からでもプログラミング的思考は学べる
実はこのプログラミング的思考が弱い人は、ToDoリストの作成だけでなく、仕事の段取りそのものが苦手です。
目の前にある商品カタログの中から顧客のニーズに合ったものを提案するという営業であればやることは比較的シンプルなのですが、ソリューション型の営業や組織としての営業活動を行っていこうとすると、複雑な段取りが要求されます。
そこで、段取りの悪い営業担当者に「もっと頭を使って準備しろ！」「やるべきことをちゃんと書き出せ！」などと言っても、それではなかなか改善しないでしょう。
そこで有効なのがプログラミング的思考を学ぶことです。これは小学生だけが学ぶものではありません。これからの営業担当者にとって、不可欠なスキルであると考えています。
トライツコンサルティングで営業現場改革の１つのメニューとして、この「プログラミング的思考」のスキルアップ研修を行っています。それは、営業のToDoリストと言った細部にまでこだわることで、新しい営業のやり方を取り入れたり、Salesforceに代表されるSFAなどのシステム導入に活きてくると考えるからです。
具体的な研修内容や事例について知りたいという方は下記よりお気軽にお問い合わせください。
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