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ちょっとした工夫で活性化!Web会議の有効活用術

ちょっとした工夫で活性化!Web会議の有効活用術

最近は専用の機器が必要なテレビ会議だけでなく、パソコンにシステムをインストールすればできるWeb会議を活用する会社が増えました。

営業部門においては、部署内での営業ミーティングは事務所で行われることが多いでしょうからあまりWeb会議を使うことはないかもしれませんが、本社スタッフ、工場や開発メンバーとの打ち合わせや、遠隔地にある顧客に対する営業活動でも使っているという話も伺いますので、これから益々使う機会は増えていくのではないでしょうか。

そこで、今回のトライツニュースでは「Web会議の有効活用」について考えてみたいと思います。

Web会議とは、五感の一部を封じたコミュニケーション手段である

もしあなたが水中メガネをして、耳栓と首にコルセットを付けて明日の会議に参加したらどうなるでしょうか。きっと見えるところは限られているし、声は聞き取りにくいし、とてもストレスを感じることになるはずです。

Web会議はこれと似たようなところがあります。伝達される情報が限られているために、好きではないという人も少なくないと思いますが、わざわざ時間を掛けて移動する必要がないのは大きなメリット。ではもっと上手く使って、効率的にコミュニケーションをはかるためには何がポイントになるのでしょうか。

我々も時々、クライアントの中で開催されるWeb会議に参加することがあります。そんな中で「ここは上手いな」「もうちょっと工夫した方がいいのに」などと感じることがあります。そのような経験から考える、「Web会議のコツ」をご紹介しましょう。

Face to Faceの会議より2割テンション高めで

まず上手くいっているWeb会議は、とにかく雰囲気が明るいです。内容的に暗くなりがちな厳しい話題であっても、参加者のテンションが高く、積極的な姿勢が伝わってきます。そこには参加者全員が「伝わりにくいコミュニケーション手段である」ということを認識し、いつもよりテンション高めで参加することが習慣化しているように思います。

そのような様子を見ていると、役者さんがカメラの前でなく広い舞台で演じる際、演技や声がメリハリの利いたものでないと観客に伝わりにくいのと同じで、まずWeb会議を上手く進めるためには、参加者がいつもより2割位はテンション高めで!というのが基本なのだとわかります。

そのテンション高めをリードするのは、ファシリテーターです。ファシリテーターが暗い感じではじめてしまうと、ずっとその会議はテンション低いままになってしまいますし、明るく元気にスタートすると、それに全体が引っ張られ、テンション高く進んでいくように思います。

また、上手いファシリテーターはスタート時点で全員に何か発言してもらう機会を作ったり、参加者の状況を意識しながら発言のない人には突然話を振ったりして、積極的な姿勢と緊張感を維持しながら会議が進むように働きかけています。

目は口ほどにものを言う

また、自分がテンションを上げ、単なる情報共有の場でなく参加者全員にとって価値のある時間にしようとファシリテーションに挑んだら、もっと参加者の様子を知りたくなるはずです。

しかし、そのためにカメラで全員の顔を映そうとすると、自分の顔が映るのは恥ずかしいと嫌がる人や、そこまでしなくても声で十分という声も出るのではないでしょうか。実はこれがWeb会議に対するリテラシーの低さを表しています。社内にWeb会議のシステムを導入する際に、Web会議のしっかりとしたやり方を誰も教えず、「こうやれば顔も映せるので表情がわかります」というように機能の解説しかしていないので、その価値、重要性がわかっていないのです。

これに対し、上手く使っている会社はその重要性が全員で共有されていて、多少面倒であっても必ず顔を映すようにしますし、参加者の名前の横に出る「プロフィール画像」にもしっかりと本人の顔が入っています。だから、Web会議の画面が賑やかですし、参加者の雰囲気が伝わってきやすくなっています。

“目は口ほどにものを言う”と言う通り、表情は多くの情報を伝えます。それを伝える機能があるにも関わらず使わないというのはまさに“宝の持ち腐れ”です。

議事メモを書いていくことで、ディスカッションが活性化する

また、PowerPointやExcelの資料やホワイトボードの写真などを資料として共有しながら話を進めることが多いと思いますが、そこで話した内容や決定事項は後で議事録作成係の人がまとめ、参加者にメールで送付するというルールになっていることが多いのではないでしょうか。

これもWeb会議をつまらなくしている習慣の一つです。とりあえずお互いに持っている情報を共有し、意見交換するだけで、何が決まったのか、これからどうしていくかなどその場で明文化して共有できていないので、「~ができた」とか「~を決めることができた」というような達成感を共有することがしにくいのです。

そこでオススメは議事メモをその場で書き、それを常に画面上で共有しながら進めていくことです。Web会議のシステムには「メモ」などというテキストを共有できる機能があったり、あるいはメモ帳などのアプリを画面の一部に表示することで、それは簡単に実現できるはずです。

議事メモの作成係が、あいまいなことも「~と書いておきますが、よろしいですか」とか「結論はどうまとめておきましょうか?」などと確認していけば、皆でどんどん意思決定していっていることが見える化できますし、最後にファシリテーターが全体を振り返ることにも活用できます。

冷たい感じで進んでいきがちなWeb会議ですが、議論の「見える化」をすることでクリエイティブな雰囲気を作ることができるのです。

改めてWeb会議のルールを考えてみよう

もう皆さんにとって日常的に使うツールとなっているWeb会議。五感の一部が封じられてしまうという問題がありますが、業務の効率化のためには不可欠なものになっているはずです。

せっかく使うのであれば、自社のWeb会議のシステムが持つ機能を改めて見直したり、ルールを決めたりして、より良い活用方法を考えてみてはいかがでしょうか。

投稿者プロフィール

角川 淳(つのかわあつし)
既存の営業の良い部分を活かし、現場に合わせて新しい考え方や道具を取り入れる「営業リフォーム」がコンサルティングコンセプト。事業の継続的な発展を支援します。
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