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わかりやすい!業務フロー図の描き方5つのステップ

わかりやすい!業務フロー図の描き方5つのステップ

業務の流れをまとめた「業務フロー図」は、社内マニュアルからプレゼンテーション資料まで幅広い用途に使われています。一目見ただけで理解できる業務フロー図は、意思疎通を円滑にするために役立ちますので、ぜひ活用していきたいものです。今回は、わかりやすく描くためのステップを5つにまとめてご紹介します。

業務フロー図を描くために押さえるべき5つのステップ

1. 目的を明確にする

作成にあたり、「何のために作るのか」という目的を明確にしましょう。目的が変わると、作り方も変わるからです。例えば、社内で新人研修用に作るのか、それとも、業務効率化を図るために社内全体のマニュアルとして作るのかなど。「誰に見てもらうのか」についても意識しましょう。

2. スタートとゴールを決める

作成のポイントは、シンプルにまとめることです。複雑に作れば作るほど、見る人は何のことだかさっぱりわからなくなってしまうからです。明快な業務フロー図作成の第一歩として、スタートとゴールを設定しましょう。どの部分のプロセスを視覚化したフロー図なのかを明確しながら作ることで、シンプルにまとめられます。

3. ステップを書き出して「名前」をつける

ゴールを明確にしたら、それを伝えるための一番シンプルなステップを考えましょう。メモにスタートからゴールまでに必要なステップを時系列で書き出してみてください。この時に意識することは、分岐点をなるべく少なくし、見やすくわかりやすくできないかということです。

また、それぞれのステップには分かりやすい「名前」をつけましょう。一言でパッとステップをイメージできる名前がついているだけで、業務フロー図を使って一緒に仕事をするメンバーとの意思疎通がスムーズになります。また、メンバー間の共通言語をつくるためにも役立ちます。

4. 模造紙と付箋でつくってみる

業務フロー図をはじめから完璧に作ろうとはせずに、まずは一度メモを見ながら、壁に貼った模造紙と付箋で作ってみましょう。必要に応じて、色を分けたり写真やイラストで具体的にイメージできるよう装飾したりして、視覚効果を利用することで見やすくなります。

模造紙と付箋でつくるメリットは他にもあります。模造紙と付箋ならそれぞれのステップの移動や、新しいアイデアを追加することも簡単にできますし、フローが伸びたりしても簡単に対応できます。パソコンで清書するのはその後です。模造紙と付箋で一通り完成していたら清書も楽に行えます。

5. 現場から意見を求める

作った本人が完成だと思っても、現場から「もっとこうしたほうがいい」という声があるかもしれません。また、作成中に非効率な業務プロセスが発見されることもあるでしょう。このように、改善を重ねることで、業務の効率化にも役立つフロー図を描くことができるのです。

現場の意見を求める時にも模造紙と付箋が役に立ちます。大人数のアイデアを持ち寄り、共有することのできるアイテムを活用しましょう。

常に進化させていくことが大切

ちなみにこの業務フロー図ですが、すごく当たり前のことを整理しただけだと、「仕事の仕方を知らない若手向け」と言われてベテランには価値を感じてもらえなくなります。かと言って難しいものにしすぎると、それはそれで誰も理解しようとしてくれません。 そこで「なんとなく頭の中ではわかっていたつもりだったけど明示化できていない仕事の手順について、大事なことがちゃんと整理されていて、皆が共通の考え方で仕事ができるベースとなるもの」というレベルを目指すことが重要になります。

そのために、一度作ったらオシマイではなく、完成はないものだと考えましょう。常に改良を加え、仕事のやり方を進化させていくベースにしていくことが大切です。

投稿者プロフィール

寺島 孝輔
実際に現場で成果が出るまでお手伝いします。現場の力を引き出し、現場に新しいアイデアを加えることで、顧客から選ばれるビジネスへの変革を実現します。
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