人材育成

仕事ができる営業マンのTo Do リスト活用法

仕事ができる営業マンのTo Do リスト活用法

To Doリストとは、するべきことを書き出したものです。To Doリストを活用することで、仕事の漏れを防ぎ、早く終わらせることができます。「できるやつだな」と思われるために、活用しない手はありません。今日はそんなTo Doリストの活用法を3つのポイントにまとめてご紹介しましょう。

To Do リストを活用するための3つのポイント

1. 作成に時間をかけすぎない

近年、To Doリストの管理方法は紙だけではなくなりました。エクセルやモバイルアプリなど、さまざまなTo Doリスト管理ソフトがあります。しかし、ここで陥りがちなのは、To Doリスト作成に時間をかけすぎてしまうこと。誰が見てもわかるように、文字のサイズを変えたり、色をつけながら、キレイに整える必要はありません。

To Doリストとは自分だけのものであり、基本的に周りの人に見せる必要はないはずです。プロジェクトの工程表をつくるわけではないのですから、自分がわかる程度にささっとまとめましょう。

 

2. 忘れないように工夫をする

To Doリストを作る最大の目的は、タスクを忘れないことにあります。仕事をしていれば、小さな「やるべきこと」に埋もれているのが現状です。上司に「あれはどうなってる?」と聞かれて、思い出していては遅すぎるのです。

そうならないために、To Doリストを活用しましょう。出社し、朝一番にTo Doリストを見ることで、「今日はこれを一番に片付けて、午後にはこれとあれがあるな。」と1日の流れをシュミレーションすることができます。すると、「あれ、何をするんだっけ?」と考え込む必要がなくなりますから、時間を無駄にすることなく、次から次へとタスクを消化していくことができます。

「どこに書いたか忘れてしまった。」では、To Doリストの意味がなくなってしまいます。To Doリストが見れない事態をさけるために、できるだけいつも持ち歩いている手帳などに1つにまとめるといいでしょう。

 

3. 細分化して書き出す

To Doリストの書き方も、重要なポイントです。To Doリストのメリットは、1つのタスクが終了した際に、「完了済み」のチェックをつけたり、横線を引いて消したりするときの達成感にあります。

それが1つのタスクで1日がかりのものになってしまうと、時間の使い方が明確にならず、中だるみしてしまう可能性もあります。1つのタスクは、2~3時間以内で終わらせられるものを書きます。それ以上の大きな仕事は細分化し、分けて書きましょう。

下記に、営業マンの1日のタスクを例に書いてみます。

  • Aさんへ電話をかける(○○の件を確認)
  • 上司と会議(○○について提案してみる)
  • サンプル資料をつくる(今日まで)
  • Bさんのところへ挨拶に行く-3時に待ち合わせ
  • 営業電話続き(10時から2時間)

いかがでしょう?このように、シンプルに、メモをリスト化するように書いてみましょう。リストの横に待ち合わせ時間や、そのメモなどを一言添えておくと便利です。重要なものには、マーカーで色をつけたり、番号をふることで、目に留まります。

 To Doリストは「営業力」を映す鏡

To Doリストを作る理由は、タスクを忘れないようにし、早く仕事を片付けるためです。そのためには、少し見にくいTo Doリストでも、自分がわかっていればそれでいいのです。シンプルにまとめた1枚のTo Doリストはぱっと見るだけで、今日1日何をするべきかを教えてくれます。頭の片隅で覚えておかなければいけないことは、すべてTo Doリストに書き出してしまいましょう。

マネージャ向けにも活用のポイントがあります。営業マンが作るTo Doリストにはそれぞれの「営業力」が反映されます。マネージャーとして一人ひとりのTo Doリストに目を通すことで、それぞれの「営業力」を見極めることができます。また、To Doリスト作成のポイントは「誰に、いつ、何を、どんなプロセスで、どう行うのか」を明確にすること。このポイントを意識してTo Doリスト作成を指導してみてはいかがでしょう。

他人に見せる必要のないTo Doリストですが、時折ベテランから若手まで集まって共有すると良い仕事の進め方や時間の使い方を知るきっかけにもなります。一度試してみてはいかがでしょうか。

 

参考:

4 Must Know To-Do Lists To Prioritize Tasks By Brian Tracy

Use a Task List to Enhance Your Time Management Skills By Brian Tracy

Photo:

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投稿者プロフィール

寺島 孝輔
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